نیازهای کسب و کار را شناسایی کنید.

نیازهای کسب و کار را شناسایی کنید.

پس از شناسایی مخاطبان، وقت آن است که نیاز های کسب و کار را کشف کنید و ببینید که آنها دنبال چه چیزی هستند. یک داشبورد هوش تجاری حرفه‌ای و مؤثر بر اساس نیازها و خواسته‌های کاربر نهایی طراحی شده و پاسخگوی سؤالات او خواهد بود. در این مطلب به اهمیت این موضوع میپردازیم.  

گام دوم: نیازهای کسب و کار را شناسایی کنید.

اکثر دپارتمان های IT، نیازهای کاربران را جمع آوری میکنند. نیازهایی که عموماً مربوط به برنامه نویسی، طراحی سایت، ارتقاء رایانه ها یا تغییر رمز عبور پست الکترونیکی هستند. این گونه جمع‌آوری کردن نیازها، نه تنها کسل کننده است، بلکه برای طراحی داشبوردهای تحلیلی کاملاً بلا استفاده خواهد بود. برای موفقیت در طراحی یک داشبورد مدیریتی و تحلیلی حرفه‌ای، باید پا را فراتر گذاشته و مستقیماً با کاربران مصاحبه و از نزدیک صحبت کنید. مکالمه شما صرفاً باید بر روی داشبوردی که آنها نیاز دارند و دنبال آن هستند تمرکز داشته باشد. اما از این مهمتر باید به طور واضح مشخص شود که کاربر نهایی با استفاده از داشبورد چه چیزی می‌خواهد به دست بیاورد. با شنیدن صحبت‌های آنها و شناخت نیاز های کسب و کار، شما درک بهتری از شرایط موجود و اهداف آنها خواهید داشت و می‌توانید راه‌حل های بهتری پیشنهاد دهید.

 

هوش تجاری,هوش کسب و کار,نیازهای کسب و کار

 

با سؤالات ساده‌ای درباره پروسه های کاری، واحدهای اندازه‌گیری در دپارتمان های فروش، استخدام، مالی و سایر واحدها و مشکلاتی که با آنها مواجه هستند شروع کنید. مانند:

  • هدف اصلی انجام یک پروسه چیست؟
  • چه کسانی درگیر این پروسه هستند؟ آیا اشخاص ثالث هم مشارکت دارند؟
  • آیا این روزها با مشکل خاصی مواجه شده‌اند؟
  • چطور عملکرد سازمان را ارزیابی می‌کنند؟
  • آیا یک هدف یا بودجه مشخص و تعریف شده دارند؟

 

 

هوش تجاری,هوش کسب و کار,نیازهای کسب و کار

بعد از یافتن پاسخ این سؤالات، درباره داشبورد ایده‌آلی که دوست دارند داشته باشند بپرسید.

  • چه شاخص‌های کلیدی عملکردی (KPI) می‌خواهند ببینند؟
  • چه فیلترهایی نیاز دارند؟
  • آیا نحوه‌ی خاصی از نمایش داده برای آنها ارجحیت دارد؟
  • هر چند وقت یکبار داده‌ها نیاز به بروزرسانی دارند؟
  • آیا آنها تمام منابع داده لازم برای محاسبه شاخص‌های کلیدی عملکرد را در اختیار دارند؟

 

سپس باید هدف از داشبورد طراحی شده را تعریف کنید. مشخص کنید که این داشبورد برای تحلیل داده‌ها و کشف روابط بین آنها و نمایش KPI های سطح بالا طراحی شده است یا صرفاً برای گزارش دهی و جداول خام. هر داشبوردی با توجه به اینکه چه کاربردی خواهد داشت، باید ساخته و طراحی شود. تعداد تب‌ها، نحوه توزیع فیلترها و نوع اشیایی که برای نمایش داده‌ها به کار می‌رود، فقط مثال‌های اندکی از المان‌هایی هستند که با توجه به نوع داشبورد قابل تغییر خواهند بود. اگر شما یک مصاحبه دقیق و صحیح با کاربران داشته باشید، این جلسات می‌توانند عبارتی نظیر “ما نیاز به یک داشبورد فروش داریم.” را به یک عبارت توصیفی‌تر مانند ” بیشترین دغدغه ما دستیابی به هدف فروش امسال هر فروشنده است، در نتیجه باید عملکرد ماهانه آنها را زیر نظر داشته باشیم.” تغییر دهد.

 

هوش تجاری,هوش کسب و کار,نیازهای کسب و کار,

 

اگر شما یک مصاحبه دقیق و صحیح با کاربران داشته باشید، این جلسات می‌توانند عبارتی نظیر:

ما نیاز به یک داشبورد فروش داریم.

را به یک عبارت توصیفی‌تر مانند:

بیشترین دغدغه ما دستیابی به هدف فروش امسال هر فروشنده است، در نتیجه باید عملکرد ماهانه آنها را زیر نظر داشته باشیم.

تغییر دهد.

در نهایت، درک عمیق‌تر از نیاز های کسب و کار همیشه منجر به ساخت داشبوردهای بهتر و رضایت بیشتر کاربران خواهد شد. انگیزه و هدف از طراحی داشبوردها بسیار متنوع است. شما به محض اینکه نیازهای صحیح و درست کسب‌ و کار را درک کردید، میتوانید بر طبق آن عمل نمائید.

برای روشن شدن موضوع به مثال زیر توجه کنید.

نیاز های یک کسب و کار در قالب اسناد و مدارکی در اختیار یک توسعه‌دهنده کلیک ویو و طراح داشبورد قرار گرفت. توسعه‌دهنده با خواندن نیازها، سؤالاتش به جای پاسخ داده شدن، بیشتر شدند. به همین دلیل به دفتر مدیریت رفت و سعی کرد، هدف و انگیزه از ساخت داشبورد را به طور واضح مشخص کند. در طول مکالمه به نقطه‌ای رسیدند که مدیر (کاربر نهایی داشبورد) فقط در چند کلمه نیاز خود را از داشبورد به طور کاملاً روشن بیان نمود. اون به توسعه‌دهنده گفت:

من داشبوردی میخواهم که هر روز صبح به من بگوید که سر چه کسی فریاد بزنم و او را بازخواست کنم. من کسی نیستم که باید مشکلات جزئی را حل کنم، به همین دلیل من به جزئیات احتیاج ندارم. فقط میخواهم بدانم که مشکل کجاست و چه کسی مسئول برطرف کردن آن است.

انتظاراتی که او از داشبورد داشت به هیچ عنوان مانند چیزهای که در اسناد جمع‌آوری شده وجود داشت، نبود.

متأسفانه بیشتر اوقات شما خود را در چنین شرایطی خواهید دید، بنابراین حتماً در اسرع وقت کاربران نهایی را درگیر پروژه ساخت و طراحی داشبورد نموده و در راستای نیازهای واقعی آنها کار را پیش ببرید.

 

 

دیدگاه خود را بنویسید: